留學(xué)生必備 如何才能寫(xiě)出優(yōu)秀的郵件征服教授

記得剛來(lái)了英國(guó)的時(shí)候，十分不適應(yīng)老外總是用郵件交流。不過(guò)，畢竟了來(lái)了人家的地盤(pán)，能夠?qū)懸环鈨?yōu)秀的英文郵件對(duì)于同學(xué)們的學(xué)習(xí)、生活和工作都尤為重要。那么，下面就教教各位如何寫(xiě)一封好的英文郵件。

一 文法上

1 切忌主客不分或模糊

例子: Deciding to rescind the earlier estimate， our report was updated to include $40，000 for new equipment。”

應(yīng)改為：Deciding to rescind our earlier estimate， we have updated our report to include $40，000 for new equipment。 (We決定呀， 不是report。)

2 句子不要凌碎

例子: He decided not to audit the last ten contracts。 Because of our previous objections about compliance。 應(yīng)該連在一起。

3 結(jié)構(gòu)對(duì)稱(chēng)，令人容易理解

例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings。

應(yīng)改為: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract。

4 單眾數(shù)不要搞亂，不然會(huì)好刺眼，看不舒服

例如: An authorized person must show that they have security clearance。

5 動(dòng)詞主詞要呼應(yīng)。 想想這兩個(gè)分別

1)This is one of the public-relations functions that is underbudgeted。

2)This is one of the public-relations functions， which are underbudgeted。

6 時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多。

看商務(wù)英語(yǔ)已經(jīng)是苦事，不要浪費(fèi)人家的精力啊。

7 標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確。

例如: He did not make repairs， however， he continued to monitor the equipment。

改為: He did not make repairs; however， he continued to monitor the equipment。

8 選詞正確。

好像affect和effect， operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

9 拼字正確。

有電腦拼字檢查功能后，就更加不能偷懶。

10 大小寫(xiě)要注意。

非必要不要整個(gè)字都是大寫(xiě)，除非要罵人。例如: MUST change to OS immediately。 外國(guó)人就覺(jué)得不禮貌和喝令人一樣。 要強(qiáng)調(diào)的話，用底線，斜字，粗體就可以了。

二 寫(xiě)信提示

1 多過(guò)一個(gè)男人，用Messrs，就是Misters的意思，不過(guò)不要跟名字，跟姓就行啦。

例如: Messrs。 Smith， Wyatt， and Fury 。女人呢? 用Mesdames，Mmes。， or Mses。 同樣不要跟名字。 例子: Mses。 Farb， Lionel， and Gray 。男女一齊呢? 弄清楚稱(chēng)呼就行。例如: Dr。 and Mrs。Harold Wright;Mr。 Harold Wright and Dr。 Margaret Wright;Mr。and Mrs。 Harvey Adams-Quinn 。

2 有人有自己頭銜就要跟緊

例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜啊~

有時(shí)大頭不知道對(duì)方頭銜，干脆用Ms.算了。 Ms.Sarah Gray

3 地址要低日期至少兩行。

處名時(shí)，職銜短可以一行過(guò)，長(zhǎng)就下一行吧。例如:Ken Green， President/Ken Green /Vice President of International Operations

但這個(gè)就顯得有點(diǎn)。。。:Ken Green /Vice President of UnicomChina。正確應(yīng)為:Ken Green/Vice President， UnicomChina

4 老外的名字有時(shí)有Jr. 或 Sr.，之前的逗點(diǎn)是隨你喜歡的，以下都是正確， 不要笑人

Michael J。 Smith， Jr。 /Michael J。 Smith Sr。

5 外國(guó)國(guó)名盡量用大寫(xiě)。

是為尊重，也方便郵差叔叔。

6 地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字吧，除了One，例子:

127 Ninth Avenue， North

127 E。 15 Street

5 Park Avenue

One Wingren Plaza

556 - 91 Street

三 其它內(nèi)容

1 從問(wèn)候開(kāi)始

用問(wèn)候語(yǔ)開(kāi)始郵件內(nèi)容非常重要，例如"Dear Lillian，"。根據(jù)你與收件人的關(guān)系 親近與否，你可能選擇使用他們的姓氏來(lái)稱(chēng)呼他們而不是直呼其名，例如"Dear Mrs。 Price，"。如果關(guān)系比較親密的話，你就可以說(shuō)，"Hi Kelly，"如果你和公司聯(lián)系，而不是個(gè)人，你就可以寫(xiě)"To Whom It May Concern:"

2 感謝收件人

如果你在回復(fù)客戶的詢問(wèn)，你應(yīng)該以感謝開(kāi)頭。例如，如果有客戶想了解你的公司，你就可以說(shuō)，"Thank you for contacting ABC Company。"如果此人已經(jīng)回復(fù)過(guò)你的一封郵件了，那就一定要說(shuō)，"Thank you for your prompt reply。"或是"Thanks for getting back to me。"如果你可以找到任何機(jī)會(huì)那一定要謝謝收信人。這樣對(duì)方就會(huì)感到比較舒服，而且顯得更禮貌。

3 表明你的意圖

然后，如果是你主動(dòng)寫(xiě)電子郵件給別人的話，那就不可能再寫(xiě)什么感謝的字句了。那就以你寫(xiě)此郵件的目的開(kāi)頭。例如，"I am writing to enquire about…"或是"I am writing in reference to …"在電子郵件開(kāi)頭澄清你的來(lái)意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。記得要注意語(yǔ)法，拼寫(xiě)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，保持句子簡(jiǎn)短明了并句意前后一致。

4 結(jié)束語(yǔ)

在你結(jié)束郵件之前，再次感謝收信人并加上些禮貌語(yǔ)結(jié)尾。你可以"Thank you for your patience and cooperation。"或"Thank you for your consideration。"開(kāi)始接著寫(xiě)，"If you have any questions or concerns， don't hesitate to let me know。" 及"I look forward to hearing from you。"

5 結(jié)束

最后是寫(xiě)上合適的結(jié)尾并附上你的名字。"Best regards，"Sincerely，"及"Thank you，"都很規(guī)范化。最好不要用"Best wishes，"或"Cheers，"類(lèi)的詞因?yàn)檫@些詞都常用在非正式的私人郵件中。

最后，在你發(fā)送郵件之前，最好再讀一遍你的內(nèi)容并檢查其中有沒(méi)有任何的拼寫(xiě)錯(cuò)誤，這樣就能保證你發(fā)出的是一封真正完美的郵件!