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IHTTI瑞士納沙泰爾酒店管理大學(xué)畢業(yè)校友Dasom Kim一直在追尋一份適合她并能使她出類拔萃的工作。她最終找到這份合適的工作就是擔(dān)任仁川君悅酒店的會(huì)議宴會(huì)策劃經(jīng)理。她向我們分享了幾個(gè)關(guān)于如何成為成功的會(huì)展策劃者的小tips。
1.細(xì)節(jié)至上
我通常每周負(fù)責(zé)兩到三個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目，從大型會(huì)展（宴會(huì)、會(huì)議、頒獎(jiǎng)和展覽等）到小型的公司會(huì)議。在我的日常工作中，有秩序、有組織是非常重要的。我會(huì)對(duì)我所負(fù)責(zé)的所有活動(dòng)都做一個(gè)活動(dòng)框架，記錄下房間清單、日程安排、特殊要求及活動(dòng)清單。有些事情可能看起來(lái)很簡(jiǎn)單，但記下所有注意事項(xiàng)是可以避免混亂的好習(xí)慣。
“在活動(dòng)策劃中，永遠(yuǎn)不會(huì)有過(guò)度準(zhǔn)備的事情！百密一疏，即使是最周全的計(jì)劃都可能有疏漏，所以要為任何可能出錯(cuò)的事情制定好備份方案。”
2.巧用靈活的方法
當(dāng)你與不同的客戶或團(tuán)體協(xié)調(diào)合作時(shí)，事情可能會(huì)隨著一時(shí)的改變而有所變化。雖然有一個(gè)基本的“模板”去籌備你的活動(dòng)是一個(gè)好的習(xí)慣，但你也需要具備具體情況具體分析和面對(duì)不同情況的應(yīng)變能力。你必須足夠靈活，并且能夠及時(shí)迅速地改動(dòng)策略甚至轉(zhuǎn)換方向。
3.良好的關(guān)系始于恰當(dāng)?shù)臏贤?/strong>
作為一個(gè)活動(dòng)策劃人，我不僅要了解客戶的需求，還要準(zhǔn)確地將其需求傳達(dá)給供應(yīng)商和其他支持部門(mén)。通常情況下，即使是一個(gè)小的變化都可能有漣漪效應(yīng)，我需要確保每個(gè)人都達(dá)成共識(shí)，以免在活動(dòng)當(dāng)天發(fā)生分歧。
在我負(fù)責(zé)的每一場(chǎng)活動(dòng)中，我都盡力與我的客戶及工作伙伴建立融洽的關(guān)系，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)合作及信任是活動(dòng)策劃中必不可少的因素。此外，如果我的客戶感到滿意，他們也會(huì)口頭相傳分享給他們的朋友和商業(yè)合作方等，這將為酒店帶來(lái)更多合作的商業(yè)機(jī)會(huì)。
4.時(shí)不我待
時(shí)間管理從來(lái)都是非常重要的，因?yàn)槲覀兘?jīng)常需要在給定的時(shí)間里完成多項(xiàng)工作。如果我不能有效地管理自己的時(shí)間，可能會(huì)導(dǎo)致失去客戶，也會(huì)損壞我的專業(yè)名聲。因此，我學(xué)會(huì)將自己的工作任務(wù)和工作量列在一起并標(biāo)明各自的完成期限，有所優(yōu)先地處理。對(duì)于大的活動(dòng)項(xiàng)目，我不可能獨(dú)自完成項(xiàng)目中的所有工作，在這種情況下，我會(huì)委托供應(yīng)商和酒店的其他團(tuán)隊(duì)，嘗試從他們那里得到更多的支持。
“活動(dòng)策劃行業(yè)不會(huì)停滯，成功籌辦一次活動(dòng)意味著讓它在計(jì)劃中正確的時(shí)間里發(fā)生。”
5.愛(ài)你所做的工作
活動(dòng)策劃并不只是參加派對(duì)和聚會(huì)那么簡(jiǎn)單。它的壓力很大，要求也非常高，并且需要做一些沉悶的行政工作。但當(dāng)我所策劃的活動(dòng)終于變成現(xiàn)實(shí)，那種感受是不可描述和比擬的！當(dāng)我?guī)椭蛻舫晒Φ赝瓿梢淮位顒?dòng)后，他們所表達(dá)的感謝也是對(duì)我最好的回饋了。
“正是這個(gè)行業(yè)的活力，激發(fā)我勇敢地去迎接充滿新挑戰(zhàn)的每一天。”
